Zespół dokumentacji: Jak delegować zadania

przez ClickHelp - najlepsze narzędzie do tworzenia treści

Czas zaakceptować fakty: nie możesz zrobić wszystkiego sam. Jakkolwiek jesteś wykwalifikowany i zorientowany na zadania, żonglerka wieloma projektami naraz może cię obciążyć. Musisz pozwolić innym pomóc i odciążyć cię od ramion.

Jednak delegowanie zadań nie jest tak proste, jak mogłoby się wydawać. Musisz znaleźć idealnego pisarza technicznego do pracy, aby wynik był par excellence. Na przykład, jeśli naciskasz na czas, poszukaj pisarza o najniższym obciążeniu i najszybszej prędkości.

Ale, co najważniejsze, musisz unikać wpadnięcia w jedną z tych dwóch pułapek: mikrozarządzanie całym procesem dokumentacji użytkownika lub niepoprawne nadzorowanie zespołu.

W tym artykule dowiesz się, jak uniknąć przyłapania na jednym z tych scenariuszy.

Podstawa delegacji

Musisz nauczyć się przypisywać jasne zadania swojemu zespołowi, wyrażać oczekiwania i wyznaczać terminy. Musisz także wdrożyć system śledzenia, który pozwoli ci dać autonomię osobie wykonującej zadanie, a jednocześnie być w stanie ją nadzorować.

Ale nie zrozumcie źle. Nadal bierzesz udział w procesie roboczym i w razie jakichkolwiek pytań musisz udostępnić się zespołowi. Dokumentacja użytkownika może przybierać wiele skomplikowanych formularzy, w zależności od tematu lub intencji treści, więc jest całkiem możliwe, że będziesz musiał przypisać dwie lub więcej osób do tego konkretnego projektu.

Menedżer musi wiedzieć, jakie są możliwości jego zespołu. Spróbuj użyć naszego postu na blogu na temat kluczowych umiejętności pisarzy technicznych, aby przeanalizować własny zespół. Zawsze warto pamiętać o tym zdjęciu.

Pięć kroków delegacji

Oto kilka rzeczy, które mogą pomóc w ułatwieniu procesu delegowania i uniknąć niedogodności.

  • Zadania są indywidualne: gdy mówisz swojemu zespołowi, co mają zrobić, skuteczniej jest przypisać każde zadanie bezpośrednio osobie i sprawdzić, czy wszyscy są na tej samej stronie. Podaj jasne i dokładne instrukcje, aby mogli wypełnić swoje obowiązki. Na przykład jedna osoba jest odpowiedzialna za pisanie nowych tematów, inna za tworzenie filmów instruktażowych i tak dalej.
  • Daj im większy obraz: zawsze łatwiej jest nad czymś pracować, jeśli wiesz, jakie są cele. Zwłaszcza gdy mówimy o złożonym zadaniu, takim jak stworzenie bazy wiedzy, każdy członek zespołu powinien być świadomy rezultatów, które musi zapewnić.
  • Podaj terminy i trzymaj się ich: bardzo ważne jest, aby od samego początku powiedzieć zespołowi, ile czasu mogą nad czymś popracować. Wyjaśnij, jak ważne jest terminowe przekazywanie pracy w powiązaniu z innymi procesami w Twojej firmie.
  • Okresowo korzystaj z raportów: podczas delegowania nie bierzesz czynnego udziału w realizacji każdego zadania, ale musisz mieć pojęcie o tym, co się dzieje. Najlepszym sposobem na to jest poproszenie członków zespołu o dostarczenie raportów na temat ich statusu pracy. Jako taki, możesz mieć przegląd procesu i interweniować, kiedy będziesz musiał, dzięki czemu możesz pozostać w ramach swojego planu dokumentacji.
  • Powiedz im, jak mogą się z Tobą skontaktować: najlepiej, aby cotygodniowe spotkanie nie było jedyną szansą, aby Twój zespół mógł się z Tobą skontaktować. Muszą wiedzieć, że jeśli coś się pojawi, mogą szybko cię złapać.

Należy wspomnieć, że trzymanie większości takich informacji w jednym miejscu to świetny pomysł. Pomyśl więc o stworzeniu planu dokumentacji, aby dać pracownikom coś do odniesienia.

Zwróć dodatkową uwagę na swoje środowisko pracy - upewnij się, że masz wszystkie odpowiednie narzędzia do lepszego i szybszego delegowania zadań. Wiele narzędzi do tworzenia pomocy zawiera funkcje usprawniające przepływ pracy zespołu i umożliwiające bardziej wydajne delegowanie zadań, podobnie jak funkcje pracy zespołowej w ClickHelp.

Chodzi o zaufanie

Delegacja nie oznacza, że ​​menedżer nie pracuje nad niczym. Ma to więcej wspólnego z samym wynikiem końcowym.

Między delegatami i ich zespołem musi istnieć poziom zaufania. Żadna technika zarządzania nigdy tego nie zastąpi.

Powodzenia w pisaniu artykułów technicznych!
Zespół ClickHelp

Pierwotnie opublikowany na clickhelp.co.